Koleksiyon Oluşturma Politikası: Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi’nin koleksiyon sağlama politikası,  İzmir ve Ege Bölgesi’nin idari, mali, hukuki, sosyal ve kültürel malzemelerini derleme üzerine kurulmuştur. Bu malzemeler temel olarak İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin ürettiği belgelerin sistematik aktarımının yanısıra, ellerindeki malzemeyi İzmir halkıyla paylaşmak isteyen kişi ve ailelerin, özel ve sivil toplum kuruluşlarının bağışlarıyla, kültürel ve akademik alanda faaliyet gösteren yerel-ulusal-uluslararası kuruluşların işbirliği ve özel protokol anlaşmalarıyla sağlanır.   Ön tasnif: Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi, derlediği malzemelerin kalıcı bilgi ve araştırma değerine sahip olması gerektiği düşüncesinden hareketle, saklanması ve tasfiye edilmesi gereken malzemeleri detaylı bir ön tasnif süzgecine tabi tutar. Arşiv koleksiyonlarının varlığını oluşturacak bu temel uygulama, 29 Eylül 1988 tarih 3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun" hükümlerine uyularak yetkili ve arşiv personelinin mutabakatıyla sonuçlandırılır.

Düzenleme (Provenans) ve Tanımlama: Malzemelerin düzenlenme işlemleri, arşiv uygulamalarında profesyonel olarak benimsenen Provenans Sistemi’ne yani belgenin oluştuğu doğal düzene göre gerçekleştirilir. Daha basit bir ifadeyle, farklı kaynaklardan gelen aynı türdeki belgeler bir araya getirilmek yerine onu üreten birim, aile ya da kuruma verilen fon adı altında düzenlenir. Fonlarına ayrılan belgelerin sınıflandırılması uluslar arası kurallar çerçevesinde hazırlanmış aynı zamanda gelişme ve iyileştirilmeye açık hiyerarşik bir sıra ve kodlama sisteminde verilen "IPTC Kodları" na göre yapılır. Kitapların sınıflandırılmasında Dewey Onlu Sınıflandırma Sistemi uygulanır.  Malzemeler sınıflandırıldıktan ve fiziki özellikleri yazılım programına işlendikten sonra, kağıt belgelerin ön yüzlerine, defter ve kitapların içlerine kurum aidiyet mührü basılır. Mührün vurulması sakıncalı materyaller için, materyalin görünen uygun bir yerine, zarar vermeyecek yapıştırıcı içeren etiket üzerine basılı mühür tatbik edilir.   Dijital ve Mikrofilm Kopyası Alma: Düzenleme ve tanımlama işlemi biten fon grupları, aynı anda hem mikrofilm kopyalarının alındığı hem de bilgisayar ortamına aktarıldığı hybrid kamera servisine gönderilir. Bunun yanısıra arşive mikrofilm olarak gelen malzemelerin de mikrofilm scan servisinde bilgisayara aktarımları sağlanır.   Yerleştirme: Bu aşamada tiplerine göre arşiv malzemeleri toz, ışık, ısı, nem gibi fiziksel şartları hazırlanmış depolara kaldırılır.   Arşiv Programına Aktarma: Dijital kopyaları alınan arşiv malzemelerinin görüntüleri, Sun Solaris Unix işletim sistemi üzerine kurulan Oracle 9i veri tabanına göre modüler olarak hazırlanmış yazılım programına aktarılır.   Eşleştirme: Programa aktarılan görüntüler, daha önce tanımları yapılan koleksiyon özellikleriyle eşleştirilir. Varolan hatalar ve eksiklikler düzeltilir.   İçerik Çalışmaları: Genel ve fiziksel özellikleri tanımlanmış malzemelerin kullanıcı tarafından erişimlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmak açısından özet ve indeks bilgileri kaydedilir.   Yararlandırma: İzmir Büyükşehir Belediyesi birimlerinden alınacak arşiv malzemesi, cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyorsa, Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi’ne devredildikten sonra da gizli kalır. Bu durum, koleksiyonlarını bağışlayan bağışçıların araştırmacılara açılma süresi hakkındaki özel isteklerinde de geçerlidir. Arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması ve kullanıma sunulması, malzeme İzmir Büyükşehir Belediyesi’nden devredilmişse, ilgili birimlerin izni alındıktan ve İzmir Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamı onayladıktan sonra; bağışçılar tarafından devredilmişse, bağışçının talep ettiği tarihte Ahmet Piriştina Kent Müzesi ve Arşivi yönetimi tarafından gerçekleştirilir. Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi’nin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle kurumdan veya İzmir Büyükşehir Belediyesi hizmet binalarından  dışarıya verilmez. Ancak devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir veya mahkemelerce tayin edilecek bilirkişi veya yetkililerce yerinde incelenebilir. Araştırmacılar araştırmaya açık belge ve materyallere internet ağı  aracılığıyla ulaşabilecekleri gibi bizzat Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi’ne gelerek araştırma salonunda bulunan intranet ağı üzerinden de erişebilme imkanına sahiptirler. Her iki durumda da araştırmacı kendisinden istenen abone kayıt bilgilerini vermek zorundadır.   Değerlendirme: Hedeflere ne ölçüde ulaşıldığı, kullanıcılarına yönelik hizmetin verimliliği, koleksiyonunun  güncelleştirilmesi ve ileriye dönük planların gerçekleştirilmesi için ölçüm ve incelemelerin yapıldığı servistir.    Stok Kontrolü ve Envanter Sayımı: Materyallerin bulunduğu yeri doğrulamak, kaybolmuş veya ödünç verilmiş belgeleri tesbit etmek ve arşivdeki fonların durumunu denetlemek için stok kontrolü ve envanter sayımı yapılır. Bu kontrol, kayıt numaraları ele alınarak, Ocak ayının ilk Pazartesi ve Çarşamba  günleri arasında (Çarşamba günleri dahil) kurumun araştırma salonu kapatılarak, arşiv depolarında gerçekleştirilir.   FAALİYETLER ve HEDEFLER   Arşiv Çalışmaları: 2002 yılı Ocak-Şubat ve Ağustos-Eylül aylarında T.C. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Başbakanlık Osmanlı Arşivi’nde gerçekleştirilen çalışma sonucu 1838-1938 yılları arası İzmir ve Ege Bölgesi’ne ait belgelerin kopyaları temin edilmiş ve bu belgelerin transkripsiyonları yapılmıştır.  İzmir Büyükşehir Belediyesi’ne bağlı İzmir Fuarcılık A.Ş.’den devredilen 65 cilt fotoğraf albümü ve baskı fotoğrafların düzenleme ve tanımlama çalışmaları bitirilmiştir. 17.04.2002’de yapılan protokolle Ankara Milli Kütüphane’den temin edilen Ege Bölgesi Kadı Sicilleri mikrofilmlerinin bilgisayara aktarma işlemleri tamamlanmıştır. İzmir Büyükşehir Belediyesi Karar ve Tutanaklar Şube Müdürlüğü’nden devralınan Meclis tutanak defterlerinin 1930-1980 yılları arası özet ve indeks çalışmaları bitirilmiş, 1959-1987 yılları Encümen karar defterlerinin içerik tanımlamalarına başlanmıştır. Sayısı 100’ü bulan bağışçımızın kopya ve orjinal olarak bağışladığı 9 bine yakın belgenin arşiv işlemleri ve dijital ortama kayıtları sürmektedir. 25.10.2004 tarihinde İzmir Büyükşehir Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü’nden devralınan Yüksel Çakmur, Burhan Özfatura ve Ahmet Piriştina dönemlerine ait görsel ve işitsel malzemelerin tasnif çalışmaları devam etmektedir. 27.03.2002’de imzalanan protokolle İzmir Milli Kütüphane’nin derlediği yerel eski gazetelerin özet ve indeks çalışmaları sürdürülmekte olup; gazete, süreli yayın ve  nadir eserlerin mikrofilm ve dijital kopyalarının alınması hedeflenmektedir. 2000-2001-2002 yılı Yemekhane Saymanlığı’na ait olan 24 koli tahakkuk dosyalarının arşiv işlemlerinin başlatılması hedeflenmektedir.   Kütüphane Çalışmaları: Araştırmacı, yazar Dr.Orhan Koloğlu’nun 27.03.2002 yılında bağışladığı ortalama 10 bin ciltlik kitabın Dewey Onlu Sınıflandırma Sistemi’ne göre tasnif işlemleri devam etmektedir. Merhum başkan Ahmet Piriştina’nın eşi Mine Piriştina’nın 09.08.2004’de bağışladığı kitapların envanter listelerinin hazırlıkları ve Dewey Onlu Sınıflandırma Sistemi’ne göre sınıflandırılma çalışmaları başlatılmıştır.