Her şeyden önce var olan arşivlerde İzmir ve çevresiyle ilgili belgeleri seçerek derlemek gerektiği açıktır. Bundan dolayı İzmir ve Ege Bölgesi’nin canlı tarihi demek olan ve Osmanlı Devleti’nden intikal eden kadı defterlerinin mikrofilmlerinin alınması yoluna gidilmiştir.  Ankara Milli Kütüphane’de bulunan İzmir ve Ege Bölgesine ait 1834 adet mahkeme defteri mikrofilmler halinde alınmış ve dijital kayıtları tamamlanmıştır. Bu, kabaca 100.000´den fazla belge demektir.   İzmir Milli Kütüphane kolleksiyonunda bulunan gazete, el yazması ve süreli yayınların mikrofilm ve digital ortama aktarılması devam etmektedir. Bu seride 1440 cilt Osmanlıca ve yaklaşık 8000 cilt Latin alfabesiyle basılmış gazete bulunmaktadır. El yazması eserlerin toplamı ise 5000 cilde ulaşmaktadır.           Yabancı ülkelerin arşivlerinde bulunan ve gerçekten zengin olan belge birikimi takas yoluyla İzmir Kent Arşivi’ne kazandırılacaktır. Marsilya Ticaret Odası Arşivi, Venedik Devlet Arşivi, İngiltere’de bulunan (Public Record Office, Foreign Affairs) arşivler ve diğer Avrupa belgeliklerindeki, İzmir’e ilişkin belge ve kayıtların mikrofilmleri alınacak ve Kent Arşivi’nde araştırmacıların hizmetine sunulacaktır. Bunların çalışmaları da başlatılmış; Venedik Devlet Arşivi ve İskenderiye Arşiv yönetimleri ile bağlantı kurulmuştur.   Kent Arşivi’nin materyal kaynaklarının en önemlisi de İzmirlilerdir. İzmirliler ellerinde bulunan belge, fotoğraf vb. arşiv malzemesinin isterlerse asıllarını Kent Arşivi’ne bağışlayabilirler ya da materyalin aslını vermek istemeyenler, bağışladıkları materyalin mikrofilme veya dijital ortama alınması ve asıllarının sahiplerine iade edilmesi yöntemini seçebilirler. Böylece kaybolmaya mahkum olan pek çok özel arşiv kurtarılmış olacağı gibi, kentin hafızasının önemli bir bölümü de yeniden oluşturulabilme yoluna girmiştir.