Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi yapılacak bağışları iki şekilde kabul eder. Birincisi, herhangi bir şart öne sürülmeksizin materyallerin sahiplik haklarıyla birlikte devri; ikincisi arşiv materyallerinin tümünün ya da bir kısmının belirli bir süre halka açılmasını istememesi ya da orijinalleri alıkoyarak dijital kopya üzerinden kullandırması vb. şartlarla kuruma yapılan devirdir. Her iki durumda da ileride bir sorun yaşanmaması için tarafların belirlediği doğrultuda bağış beyan belgesi doldurulur. Bağış beyan belgesinde bağışçının; a. Materyallerin sahiplik, düzenleme, koruma, çoğaltma, araştırmacılara açılma, yayınlama ve sergileme haklarından hangilerini kuruma devrettiğini, b. Kurum tarafından belirlenen ölçüler dahilinde materyalden yararlanabileceğini, c. Tarihsel değere sahip olmadığı tespit edilen materyallerin kendisinin de onayıyla tasfiyesinin gerçekleştirileceğini kabul etmesi gerekir.       Bu doğrultuda materyal devreden bağışçının adına  bir fon açılır.