Tasnif Çalışmaları

Koleksiyon Oluşturma Politikası:

Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesinin koleksiyon sağlama politikası;  İzmir ve Ege Bölgesi'nin idari, mali, hukuki, sosyal ve kültürel malzemelerini derleme üzerine kurulmuştur. Bu malzemeler temel olarak, İzmir Büyükşehir Belediyesinin ürettiği belgelerin sistematik aktarımının yanı sıra ellerindeki malzemeyi İzmir halkıyla paylaşmak isteyen kişi ve ailelerin, özel ve sivil toplum kuruluşlarının bağışlarıyla, kültürel ve akademik alanda faaliyet gösteren yerel-ulusal ve uluslararası kuruluşların işbirliği ve özel protokol anlaşmalarıyla sağlanmaktadır.

Ön tasnif:

Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi, derlediği malzemelerin kalıcı bilgi ve araştırma değerine sahip olması gerektiği düşüncesinden hareketle, saklanması ve tasfiye edilmesi gereken malzemeleri detaylı bir ön tasnif süzgecine tabi tutmaktadır. Arşiv koleksiyonlarının varlığını oluşturacak bu temel uygulama, 29 Eylül 1988 tarih 3473 sayılı ‘Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun’ hükümlerine uyularak yetkili ve arşiv personelinin mutabakatıyla sonuçlandırılmaktadır.

Düzenleme (Provenans) ve Tanımlama:

Malzemelerin düzenlenme işlemleri, arşiv uygulamalarında profesyonel olarak benimsenen ‘Provenans Sistemi’ne, yani belgenin oluştuğu doğal düzene göre gerçekleştirilmektedir. Daha basit bir ifadeyle, farklı kaynaklardan alınan aynı türdeki belgeler bir araya getirilmek yerine, onu üreten birim, aile ya da kuruma verilen fon adı altında düzenlenmektedir.

Fonlarına ayrılan belgelerin sınıflandırılması uluslararası kurallar çerçevesinde hazırlanmakta ve ‘IPTC Kodları’ na göre yapılmaktadır. Kitapların sınıflandırılmasında ‘Dewey Onlu Sınıflandırma Sistemi’ uygulanmaktadır.

Malzemelerin sınıflandırılmasının ve fiziki özelliklerinin yazılım programına işlenmesinin ardından  kağıt belgelerin ön yüzlerine, defter ve kitapların içlerine kurum aidiyet mührü basılmaktadır. Mührün vurulması sakıncalı materyaller için ise, materyalin görünen uygun bir yerine ve materyale zarar vermeyecek yapıştırıcı içeren etiket üzerine basılı mühür tatbik edilmektedir.

Dijital ve Mikrofilm Kopyası Alma:
Düzenleme ve tanımlama işlemi biten fon grupları, aynı anda hem mikrofilm kopyalarının alındığı hem de bilgisayar ortamına aktarıldığı hybrid kamera servisine gönderilmektedir. Ayrıca arşive mikrofilm olarak gelen malzemelerin de, mikrofilm tarama servisinde bilgisayara aktarımları sağlanmaktadır.

Yerleştirme:
Bu aşamada, türüne göre arşiv malzemeleri toz, ışık, ısı, nem gibi fiziksel şartları hazırlanmış olan depolara kaldırılır.

Arşiv Programına Aktarma:
Dijital kopyaları alınan arşiv malzemelerinin görüntüleri, Sun Solaris Unix işletim sistemi üzerine kurulan Oracle 9i veri tabanına göre modüler olarak hazırlanmış yazılım programına aktarılmaktadır.

Eşleştirme:
Programa aktarılan görüntüler, daha önce tanımları yapılan koleksiyon özellikleriyle eşleştirilmekte  olup varolan hatalar ve eksiklikler düzeltilmektedir.

İçerik Çalışmaları:
Genel ve fiziksel özellikleri tanımlanmış malzemelerin kullanıcı tarafından erişimlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmak açısından özet ve indeks bilgileri kaydedilmektedir.

Yararlandırma:
İzmir Büyükşehir Belediyesi birimlerinden alınan, cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen gizliliğini korumakta olan arşiv malzemeleri, Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesine devredildikten sonra da gizli kalmaktadır. Bu durum, koleksiyonlarını bağışlayan bağışçıların, koleksiyonlarının araştırmacılara açılma süresi hakkındaki özel istekleri için de geçerlidir. İzmir Büyükşehir Belediyesi tarafından devredilmiş olan arşiv malzemelerinin gizliliklerinin kaldırılması ve kullanıma sunulması için ilgili birimlerin izni ile İzmir Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamının onayının alınması gerekmektedir. Eğer arşiv malzemeleri bağışçılar tarafından devredilmişse, gizliliklerinin kaldırılması ve kullanıma sunulması süreci bağışçının talep ettiği tarihte Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi yönetimi tarafından gerçekleştirilmektedir.

Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesinin yetki ve sorumluluk kapsamına geçmiş olan arşiv malzemelerinin aslı hiç bir sebep ve suretle kurumdan veya İzmir Büyükşehir Belediyesi hizmet binalarından  dışarıya verilemez. Ancak devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilmekte veya mahkemelerce tayin edilecek bilirkişi veya yetkililerce yerinde incelenebilmektedir.

Araştırmacılar, araştırmaya açık belge ve materyallere, internet ağı  aracılığıyla ulaşabilecekleri gibi, bizzat Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesine gelerek araştırma salonunda bulunan intranet ağı üzerinden de erişebilme imkanına sahiptirler. Her iki durumda da araştırmacı kendisinden istenen abone kayıt bilgilerini vermek zorundadır.

Değerlendirme:
Hedeflere ne ölçüde ulaşıldığı, kullanıcılara yönelik hizmetin verimliliği, koleksiyon  güncelleştirilmesi ve ileriye dönük planların gerçekleştirilmesi amacıyla ölçüm ve incelemelerin yapıldığı servistir.

Stok Kontrolü ve Envanter Sayımı:
Materyallerin bulunduğu yeri doğrulamak, kaybolmuş veya ödünç verilmiş belgeleri tespit etmek ve arşivdeki fonların durumunu denetlemek için stok kontrolü ve envanter sayımı yapılmaktadır. 

 

NİSAN 2017
Pt
Sl
Çr
Pr
Cm
Ct
Pz
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
27 NİSAN 2017
Kütüphane ve Müze Saatleri
Pazar Günleri Hariç
08:30 - 17:30
saatleri arasında hizmet veriyoruz.